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No Catítulo II deste tema em abordagem, Auditoria nas Operações Logísticas - PARTE II, enfocamos a Relação Custo x Benefío da Auditoria, os Tipos Básicos de Auditoria, aProfundidade da Auditoria e o Escopo da Auditoria.
Sequenciando o tema proposto, Auditoria nas Operações Logísticas, nesta PARTE III, sintetizaremos as Principais Funções nas Operações Logísticas e a Seleção de Modelos de Auditoria.
A presente descrição dos referidos itens a serem aqui explanados tenderão elaborar uma síntese de forma estritamente didática para uma mais fácil compreensão. Vale observar que os itens em questão terão suma importância empresarial em face da sequência lógica apresentada nas informações relatadas quando da conclusão de uma Auditoria nas Operações Logísticas.
Vale ainda REMEMORAR que Auditoria é, portanto, a melhor ferramenta para a formação de um sistema de informação gerencial. É uma análise, planejamento, implementação e controle da execução das operações logísticas, visando o monitoramento e garantia de excelência em serviços logísticos. E, ainda, que é por meio das Auditorias que se buscam informações para que sejam introduzidas ações corretivas ao planejamento estratégico da Empresa, uma vez que toda gestão estratégica obriga (exige) a existência de Auditoria dos Sistemas de Gestão.
Daí, busca-se identificar, sempre, onde estão ocorrendo os pontos falhos pra que se possa definir os segmentos empresariais a serem auditados. Dessa forma, então, buscaremos sequenciar os elementos pertinentes ao tema, de forma clara, objetiva e didaticamente compreensível, àqueles que militam nessa tão importante atividade: A Auditoria nas Operações Logisticas.
PARA REFLEXÃO
É importante ter em mente, SEMPRE, de que é fundamental definir o modelo de Auditoria em face das características da empresa e, em particular, identificar efetivamente a cultura da organização empresarial, da atividade por esta desenvolvida e seguir a legislação (obrigatoriamente). Isso atenderá as necessidades operacionais e agilizará as informações que se pretende colher ao longo desta Auditoria. É essa a lógica que define a Seleção de Modelos de Auditoria Logística.
E, ainda...
“Muitas empresas já perceberam a necessidade de modernizarem suas áreas de auditoria logística, de tal forma que as medidas de desempenho aplicadas na área, assim como o esforço a elas dedicado, estejam alinhadas com a estratégia corporativa”.
Fonte: ROUX, Michel. VIEIRA, Darli Rodrigues. Auditoria logística. Rio de Janeiro: Campus/Elsevier, 2010.
PRINCIPAIS FUNÇÕES NAS OPERAÇÔES LOGÍSTICAS
No que se refere a um efetivo sistema de controle logístico, necessário se faz, entre outras coisas, um levantamento periódico, preciso e relevante das informações do desempenho das atividades realizadas.
Uma grande fonte de informações são as avaliações logísticas, também denominadas Auditorias Logísticas. Uma avaliação periódica do sistema logístico deve fazer parte da estratégia logística de qualquer organização.
A auditoria logística é uma ferramenta útil pois permite:
1) Identificar dados chave necessários para um efetivo gerenciamento dos custos, do serviço ao cliente, da confiabilidade, do tempo de ciclo e da qualidade dos serviços desenvolvidos dentro das funções logísticas.
2) Detalhar e melhor entender o ambiente, o que é um primeiro passo essencial no processo de desenvolvimento da estratégia logística.
3) Auditar as funções logísticas para verificar se o sistema logístico está atingindo os requisitos do mercado, a um custo competitivo, com flexibilidade e, dentro de um tempo adequado. Isso ajuda a empresa a determinar o quão bem o sistema logístico está adaptado às mudanças de mercado.
A auditoria não só levanta os dados, ela fornece uma base de dados ao longo do tempo para uma avaliação continuada da performance logística.
Auditorias logísticas são uma importante ferramenta gerencial e devem ser incorporadas no processo de planejamento anual.
É uma parte integrante do desenvolvimento da estratégia logística e faz parte das atividades de gestão, podendo oferecer uma visualização ampla e crítica que possibilita a identificação dos pontos vulneráveis da empresa no mercado, os níveis de desempenho insuficientes, as questões críticas para os clientes e qualquer falha relevante nos processos.
Empresas de excelência conduzem auditorias logísticas em uma base regular de pelo menos uma vez ao ano e algumas vezes com uma frequência maior para garantir um melhor monitoramento e uma capacidade maior de resposta rápida mediante as mudanças no mercado.
Fonte: XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produção - Curitiba–PR, 23 a 25 de outubro de 2002
SELEÇÃO DE MODELOS DE AUDITORIA
Conforme descrito no item acima - “PARA REFLEXÃO”-, a escolha de um Modelo de Auditoria varia de acordo as características da empresa, da cultura organizacional, do tipo de atividade desenvolvida, da obediência à legislação, das necessidades operacionais, da urgência de informações, etc...
Dentre os modelos mais amplamente utilizados, deve-se escolher um dos seguintes modelos, conforme a fonte abaixo:
Fonte: XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produção - Curitiba – PR, 23 a 25 de outubro de 2002 ENEGEP 2002 ABEPRO 1
1-MODELO DE SCOVELL (auditoria logística no nível macro)
A escolha deste modelo – SCOVELL – deverá ocorrer quando da necessidade de uma Auditoria completa, uma logística no nível MACRO, mais amplo, mais abrangente.
Principais Questionamentos do Modelo de Scovell (nível macro):
1- Os atuais objetivos estratégicos do sistema logístico são consistentes com as
estratégias de negócio, de marketing e de produção da corporação?
2- Como a empresa está agindo com respeito aos desejos e preferências do cliente?
3- Qual é o verdadeiro custo total da função logística? Como ele se posiciona em relação a outras empresas concorrentes?
4- A empresa usa a capacidade e os recursos logísticos efetivamente?
5- A empresa gerencia efetivamente o fluxo de materiais através da sua Supply Chain?
6- O sistema de informação e a tecnologia utilizados atendem as necessidades dos usuários, do negócio e dos clientes?
Esses 6 pontos não são estanques nem todas as questões são igualmente importantes para todas as empresas, mas de qualquer forma pode-se utiliza-las como um check list no planejamento de uma auditoria logística.
Passos para o desenvolvimento da auditoria de forma consistente, do Modelo de Scovell:
1o. PASSO – Avaliar a consistência dos objetivos estratégicos da logística
2o. PASSO - Determinar necessidades e preferências dos clientes e estabelecer metas de desempenho
3o. PASSO – Detalhar as operações e praticas logísticas atuais
4o. PASSO – Analisar os dados logísticos
5o. PASSO – Identificar e analisar projetos e iniciativas de melhoria
6o. PASSO – Priorizar projetos
7o. PASSO – Desenvolver um plano de implementação
8o. PASSO – Implementar e auditar
2-MODELO DE LAMBERT, STOCK & VANTINE (realização de auditorias rotineiras)
Este modelo - DE LAMBERT, STOCK & VANTINE - é aplicável quando as Auditorias são realizadas de forma rotineira, até como uma Auditoria Interna (quando realizada por auditores da própria empresa) ou Auto Auditoria (quando realizada por pessoas do próprio órgão, segmento, setor, etc...). Enfim, trata-se de modelos adequados à realização de auditorias rotineiras.
Passos para o desenvolvimento da auditoria de forma consistente, do Modelo de Lambert, Stock & Vantine (rotineiras – conforme a empresa)
1- Montar uma força-tarefa para assessorar o processo de revisão.
2- Determinar, sob ponto de vista logístico, as atuais estratégias e objetivos que podem influenciar ou ser influenciados.
3- Identificar as perguntas-chave que devem ser elaboradas pela força-tarefa como base para auditorias internas e externas, para identificar os pontos fracos no sistema corrente e sugerir melhorias.
4- Identificar e conceituar as variáveis e medidas críticas que são precisas, confiáveis e eficientes sob a ótica dos principais segmentos de clientes.
5- Realizar uma auditoria externa das perspectivas e exigências do cliente para determinar o desempenho da empresa, as práticas competitivas e seus desempenhos e os níveis específicos de serviço.
6- Conduzir uma auditoria interna do atual desempenho logístico. Esta auditoria envolve dois processo distintos:
a) Entrevistar pessoas representantes das várias funções da empresa.
b) Elaborar amostras dos registros da empresa e dos dados sobre as transações para que o sistema existente possa ser analisado estatisticamente e o desempenho possa ser precisamente descrito.
7- Identificar e analisar as alternativas de trocas compensatórias de custo e serviço.
8- Identificar e sugerir à gerência melhorias e modificações no sistema atual, considerando os dados do passo 3.
9- Descrever o sistema que deverá ser operado após as mudanças sugeridas e estabelecer o desempenho esperado.
3-MODELO DE KARAPETROVIC & WILLBORN (transcendem limites geográficos ou setoriais)
Reporta-se este modelo - DE KARAPETROVIC & WILLBORN - à transcendência de limites geográficos ou setoriais, praticamente relacionado a situações que, aparentemente, estariam fora do alcance do “compliance” organizacional.
Certamente é este o modelo mais apropriado quando houver distanciamento das atividades da Logística Empresarial Integrada da organização empresarial.
À medida que cada sistema de auditoria pode ter sua estrutura, recursos e procedimentos específicos pode-se evidenciar alguns problemas, conforme elencados a seguir:
à Duplicação de esforços em diferentes programas de auditoria
à Conflitos em relação a procedimentos, condutas e princípios
à Desacordo entre as equipes de auditoria
à Desalinhamento entre os objetivos de cada auditoria
à Paralização nas atividades das áreas auditadas a cada nova auditoria
à Dificuldade de comparação dos resultados obtidos
à Dificuldade de compartilhas recursos e experiência dos auditores
à Inexistência de uma coordenação única e uma política norteadora geral
As normas ISO 9000 e ISO 14000, por exemplo, são normas gerais de sistema de gestão que são universalmente aplicáveis a qualquer organização independente do seu tamanho, atividade ou posição no mercado.
Entretanto, ao analisar-se o foco podemos verificar que todas as questões associadas a qualquer uma dessas duas normas referem-se especificamente a um aspecto da organização, inclusive as respectivas auditorias.
Fonte: XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produção - Curitiba – PR, 23 a 25 de outubro de 2002 - ENEGEP 2002 ABEPRO 1
CONCLUSÃO
Finalizando este Capítulo, onde abordamos as Principais Funções nas Operações Logísticas e a Seleção de Modelos de Auditoria, cabe uma síntese de cada um desses itens.
Concernente às Principais Funções nas Operações Logísticas trata da efetividade de um sistema de controle logística, em face de levantamentos para Planejamento Estratégico Logístico, considerando-se a relevância nas informações acerca do desempenho pré-determinado.
Cabe frisar que a informação, entretanto, é o próprio relatório da Auditoria das Operações Logísticas. Essa é a verdadeira “fonte das informações”. Cabe observar, então, os dados elementares constantes da estratégia logística organizacional. Observe-se daí que “auditorias logísticas são uma importante ferramenta gerencial e devem ser incorporadas no processo de planejamento anual de qualquer organização empresarial”.
Em resumo, diz-se que “é preciso identificar dados; detalhar melhor e entender o ambiente e auditar as funções logísticas”. E é, também “uma parte integrante do desenvolvimento da estratégia logística e faz parte das atividades de gestão”.
No que tange à Seleção de Modelos de Auditoria, deve-se observar o texto “PARA REFLEXÃO”, deste artigo, além de se analisar, cuidadosamente, qual o modelo mais aplicável em função das características fundamentais da organização empresarial e de sua aplicabilidade quando da seleção do modelo mais adequado.
Como exemplo, o MODELO DE SCOVELL, aplicável quando se pretende maior amplitude a ser alcançada (auditoria logística no nível macro). Deve-se atentar, em particular, aos principais questionamentos do modelo e dos passos para o desenvolvimento da auditoria de forma consistente, dentro deste modelo.
Outro exemplo, a escolha do MODELO DE LAMBERT, STOCK & VANTINE, quando se tratar de necessidades desse modelo de auditoria quando se tratar de rotina(realização de auditorias rotineiras). Deve-se atentar, ainda, para os passos para o desenvolvimento da auditoria de forma, também consistente, deste outro modelo.
E como último (mas não menos importante) destes modelos, o MODELO DE KARAPETROVIC & WILLBORN, como sendo o modelo mais apropriado quando houver distanciamento das atividades da Logística Empresarial Integrada da organização empresarial (transcendem limites geográficos ou setoriais).
Embora tenha sua aplicabilidade bastante eficaz, em face de cada sistema de auditoria poder ter sua estrutura, recursos e procedimentos específicos pode-se evidenciar alguns problemas, conforme elencados no escopo deste artigo, tais problemas deverão ser observados criteriosamente.
Concluindo, cabe repetir que nos próximos artigos, dando sequência ao tema Auditoria nas Operações Logísticas, veremos as Principais Aplicações da Auditoria; os Ambientes da Auditoria de Operações de Gestão; o “Check-list” para Auditorias Logísticas (particularmente de CD). Isso irá ocorrendo, passo a passo, dentro dos espaços disponibilizados pela Coordenação dos artigos.
Colaboração: Prof. Luiz Geraldo de Souza Moura
Os artigos de colunistas são de responsabilidade exclusiva dos autores e não refletem, necessariamente, a opinião da equipe do portal Minuto Logístico.
Professor Universitário há 34 anos, ex-membro da Comissão de Logística do Conselho Regional de Administração (CRA/RJ) e de Núcleos Docentes Estruturante (NDE) em Curso Superior de Tecnologia em Logística e em Administração. Administrador de Empresas; Pós-Graduado (“Lato-Sensu”) em Administração e Gerência Empresarial; Bacharel em Ciências Administrativas (Administração de Empresas) e em Ciências Jurídicas (Direito); Consultor Empresarial nas áreas de Administração de Material e Patrimônio; Administração de Produção e Logística Empresarial Integrada (Supply Chain Management); Direito Societário; Logística Empresatial; Meio Ambiente (Auditoria Ambiental, Educação Ambiental, Legislação Ambiental e Sistema de Gestão Ambiental-SGA). Palestrante convidado em eventos Universitários e Empresariais. Ex-funcionário da PETROBRÁS (De 1963 a 1992) (Aposentado), lotado na Administração Central, Serviço de Material, tendo atuado como Assessor, Instrutor e Inspetor (Auditor) na Área de Administração de Material.
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