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INTRODUÇÃO - AUDITORIA NAS OPERAÇÕES LOGÍSTICAS – PARTE II
Dando sequência ao tema Auditoria nas Operações Logísticas, mais alguns itens serão aqui abordados a fim de que se possa observar quão importante é esse tema para a tomada de decisão nas organizações empresariais.
No artigo anterior, dissertamos sobre a parte conceitual e as principais finalidades da Auditoria. Neste segundo artigo que trata do mesmo tema abordaremos a relação custo x benefício; a tipifiacação; a profundidade e o escopo da Auditoria.
No próximo artigo nossa abordagem dará sequência a mais algumas características da Auditoria nas Operações Logísticas, conforme descrito no final da CONCLUSÃO deste artigo.
Quando se pretende dar sequência lógica às suas operações, dentro de uma efetividade e ”complience”, adequando as atividades de uma organização ás suas normas devidamente regulamentadas dentro de um efetivo plano estratégico de negócios.
Os itens (tópicos) que serão abordados ilustrarão toda uma movimentação sequencial acerca do tema ora abordado, buscando demonstrar, passo a passo, o claro funcionamento de uma auditoria nas operações logísticas empresariais, dando forma com clareza a essas atividades, diante dos desafios que surgem a cada momento, dentro de qualquer empresa devidamente estabelecida nas mais diversas áreas geográficas do nosso país.
Os principais enfoques deste artigo serão: a relação custo x benefício da auditoria; os tipos básicos de auditoria; a profundidade da auditoria e o escopo da auditoria.
Nos artigos seguintes abordaremos as principais funções nas operações logísticas; a seleção de modelos de auditoria; as principais aplicações da auditoria; os ambientes da auditoria de operações de gestão; o“check-list” para auditorias logísticas (particularmente de CD).
Rememorando, ratificamos que Auditoria é, portanto, a melhor ferramenta para a formação de um sistema de informação gerencial. É uma análise, planejamento, implementação e controle da execução das operações logísticas, visando o monitoramento e garantia de excelência em serviços logísticos.
E, ainda, que é por meio das Auditorias que se buscam informações para que sejam introduzidas ações corretivas ao planejamento estratégico da Empresa, uma vez que toda gestão estratégica obriga (exige) a existência de Auditoria dos Sistemas de Gestão. Daí, busca-se identificar, sempre, onde estão ocorrendo os pontos falhos pra que se possa definir os segmentos empresariais a serem auditados.
Dada a importância dessa atividade de auditoria nas operações logísticas, veremos quão importantes serão os temas que abordaremos neste artigo, em sequência aos artigos voltados para o presente tema.
PARA REFLEXÃO
É por meio das Auditorias que se buscam informações para que sejam introduzidas ações corretivas ao planejamento estratégico da Empresa, uma vez que toda gestão estratégica obriga (exige) a existência de Auditoria dos Sistemas de Gestão. Daí, busca-se identificar, sempre, onde estão ocorrendo os pontos falhos pra que se possa definir os segmentos empresariais a serem auditados.
Auditoria Logística, “É um dos vetores mais poderosos da atualidade para se alcançar sustentabilidade nas cadeias de suprimentos”.
“Muitas empresas já perceberam a necessidade de modernizarem suas áreas de auditoria logística, de tal forma que as medidas de desempenho aplicadas na área, assim como o esforço a elas dedicado, estejam alinhadas com a estratégia corporativa”.
“Hoje, praticamente todas as áreas funcionais da empresa, seja ela industrial ou de serviços, são fortemente dependentes do adequado funcionamento das operações logísticas”.
Fonte: ROUX, Michel. VIEIRA, Darli Rodrigues. Auditoria logística. Rio de Janeiro: Campus/Elsevier, 2010.
RELAÇÃO CUSTO x BENEFÍCIO DA AUDITORIA
Erradamente, questiona-se sobre os altos custos de uma Auditoria, mas, o que se deve observar são os benefícios alcançados por esta tão importante e tão necessária atividade em uma empresa de “supply chain management” (gerenciamento de uma cadeia de abastecimentos), senão vejamos:
Os custos da Auditoria consistem de:
1 - tempo gasto pelos auditores para preparar, abrir, realizar, acompanhar e encerrar a Auditoria
2 - tempo gasto pelos auditados para participar e acompanhar os resultados da Auditoria
3 - custos extras, também conhecidos como "overheads"
Os benefícios da Auditoria são:
1 - parte do programa de qualidade de uma empresa ou de determinados segmentos empresariais
2 - troca de relatórios entre empresas ou entre segmentos internos da própria organização
Nota: o custo maior é realizar Auditoria com auditor não habilitado ou inadequado ao tipo de Auditoria, pois, o resultado, certamente, não será satisfatório para a tomada de decisão gerencial, de forma adequada, tendo em vista a identificação errônea dos fatos. Daí o critério de escolha de uma Auditoria deverá ser condicionado à seleção de profissionais capazes e profundos conhecedores sobre o segmento a ser auditado.
TIPOS BÁSICOS DE AUDITORIA
As Auditorias apresentam-se sob quatro tipos básicos, onde cada tipo terá sua especificidade em função das suas características, conforme descritos a seguir, indicadas em conformidade com sua temporalidade, assim como de acordo com sua realização e, ainda quem realiza essas Auditorias.
1 - interna: quando realizada por auditores da própria empresa
2 - auto-auditoria: quando realizada por pessoas do próprio órgão (segmento, setor, etc.)
3 - externa: quando realizada por auditores externos (Tribunal de Contas ou assemelhados)
4 - extrínseca: quando realizadas nos fornecedores/subfornecedores da empresa
PROFUNDIDADE DA AUDITORIA
A Profundidade da Auditoria configura-se em dois modais fundamentados em uma auditoria mais sistêmica, mais completa e mais abrangente e outra de formatação mais localizada, buscando visualisar eventuais discrepâncias setoriais e segmentadas. Pode-se definir cada uma delas em face de desacordos normativos observados ao longo do desenvolvimento das atividades dentro da organização da logística empresarial. Essa profundidade é definida como: de sistemas e de conformidade conforme descritas a seguir.
1 - de sistemas: visão sistêmica da empresa como um todo, em busca da sua adequação integral (ex.: em toda a empresa e/ou grandes departamentos e/ou divisões)
2 - de conformidade: setorial, na busca de dados isolados, em determinado segmento ou setor (ex.: área de logística e/ou de materiais e patrimônio e/ou pequenos setores)
ESCOPO DA AUDITORIA
Acerca do Escopo da Auditoria, pode-se necessitar de uma abrangência mais segmentada de informações, momento em que se planeja uma auditoria completa e abrangente. Já uma auditoria parcial, como o próprio nome indica, somente alguns segmentos precisam ser verificadas as atividades logísticas que, porventura, não estejam em funcionamento adequado.
Quanto à auditoria de acompanhamento, esta aplica-se sempre que haja necessidade de uma reavaliação ao que foi auditado, particularmente quando um relatório aponte fatos que necessitem de uma maior análise sobre o que apresentou, na pós auditoria. A auditoria de acompanhamento é aplicável tanto para a auditoria completa quanto para a parcial. Na sequência, informações sobre as diversas formas, quanto ao escopo, as formas detalhadas de cada
1 - completa: quando abrange todos os segmentos da empresa, de uma só vez
2 - parcial: quando audita-se, somente, determinados segmentos, setores da empresa
3 - de acompanhamento: quando há (e sempre há) a necessidade de avaliação de desempenho em relação ao que foi verificado (auditado) anteriormente.
CONCLUSÃO
A Relação Custo x Benefício da Auditoria nos mostra que há um custo relativamente alto para sua realização, no entanto, os benefícios são mais plausíveis, considerando-se seus futuros resultados. Imagine-se dar continuidade às operações logísticas de forma errada. Somente com as devidas correções pós-auditoria pode-se afirmar que as assertivas virão, haja vista que poder-se-á tomar as devidas decisões com base nas divergências que foram identificadas quando da realização adequada dessa auditoria.
No que tange aos Tipos Básicos de Auditoria, mister se faz afirmar que a temporalidade indicará, sobremaneira, o tipo e local a ser realizada, onde qualquer alocação de recursos, sejam humanos ou financeiros, serão disponibilizados de acordo com cada tipo para se evitar “overheads” (custos extras) demasiados, inviabilizando, destarte, o seu processamento.
Acerca da Profundidade da Auditoria, deve-se, antes do seu planejamento, observar qual ou quais segmentos da organização empresarial foi identificado como o necessário para a sua realização, definindo, dessa forma, o que realmente é prioritário neste exato momento de definição. Essa decisão fundamenta-se em observações internas da empresa qual o setor, divisão ou departamento (a área específica) a ser auditada, bem como e quando deverá ser iniciada essa auditoria e, ainda, sua definição, se será de sistemas ou de conformidade.
E, finalmente, o Escopo da Auditoria será definido se vai ser completa, parcial ou de acompanhamento. Essa decisão estará condicionada à abrangência da auditoria, cuja definição será em função da sua amplitude, exceto no caso da auditoria de acompanhamento, onde esta ocorrerá quando houver a necessidade de se auditar e se manter um cronograma para se acompanhar o andamento das operações logísticas, preferencialmente, estabelecendo-se um cronograma para essas ações.
Concluindo, vale frisar que nos próximos artigos, dando sequência ao tema Auditoria nas Operações Logísticas, veremos as Principais Funções nas Operações Logísticas; a Seleção de Modelos de Auditoria; as Principais Aplicações da Auditoria; os Ambientes da Auditoria de Operações de Gestão; o “Check-list” para Auditorias Logísticas (particularmente de CD). Isso irá ocorrendo, passo a passo, dentro dos espaços disponibilizados pela Coordenação dos artigos.
Colaboração: Prof. Luiz Geraldo de Souza Moura
Os artigos de colunistas são de responsabilidade exclusiva dos autores e não refletem, necessariamente, a opinião da equipe do portal Minuto Logístico.
Professor Universitário há 34 anos, ex-membro da Comissão de Logística do Conselho Regional de Administração (CRA/RJ) e de Núcleos Docentes Estruturante (NDE) em Curso Superior de Tecnologia em Logística e em Administração. Administrador de Empresas; Pós-Graduado (“Lato-Sensu”) em Administração e Gerência Empresarial; Bacharel em Ciências Administrativas (Administração de Empresas) e em Ciências Jurídicas (Direito); Consultor Empresarial nas áreas de Administração de Material e Patrimônio; Administração de Produção e Logística Empresarial Integrada (Supply Chain Management); Direito Societário; Logística Empresatial; Meio Ambiente (Auditoria Ambiental, Educação Ambiental, Legislação Ambiental e Sistema de Gestão Ambiental-SGA). Palestrante convidado em eventos Universitários e Empresariais. Ex-funcionário da PETROBRÁS (De 1963 a 1992) (Aposentado), lotado na Administração Central, Serviço de Material, tendo atuado como Assessor, Instrutor e Inspetor (Auditor) na Área de Administração de Material.
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